Desafío
La actual administración estatal se fijó el objetivo de convertir al estado de Minas Gerais en el mejor lugar para vivir en Brasil desde que tomara posesión del cargo en 2003.
Durante las negociaciones de liquidación de la deuda, luego del incumplimiento del país en 1999, se tornó evidente que el estado debía transformar sus procedimientos de compras para aumentar la transparencia de los contratos gubernamentales, aprovechar los recursos y mejorar la eficacia de los controles internos. En resumen, la población del estado necesitaba mejores servicios y la posibilidad de evaluar las actividades del gobierno.
En 2003, los retos para modernizar las operaciones de adquisición estatales eran cuantiosos:
- Faltaban herramientas de seguimiento y evaluación para determinar el impacto de las políticas y reglamentaciones sobre la eficiencia y eficacia del sistema de adquisiciones.
- No se disponía fácilmente de información sobre los contratos de obras civiles y este hecho impedía que los contribuyentes supervisaran su ejecución o controlaran si se realizaban de acuerdo a los presupuestos.
- En ocasiones, los organismos sectoriales adquirían artículos obsoletos o innecesariamente costosos debido al empleo de catálogos desactualizados de bienes y servicios, así como las transacciones descentralizadas impedían que los estados aprovecharan mejor sus recursos a través de la compra al por mayor de artículos comunes.
- En 2004, alrededor del 60% de todos los contratos del gobierno se adjudicaban sin un proceso competitivo de licitación y casi no existían sistemas electrónicos de adquisiciones eficientes en función de los costos.
- El proceso para el pago a los proveedores gubernamentales era engorroso, poco claro y se ocupaba mucho tiempo en él, lo que llevó a aumentar los costos de la actividad empresarial.
- Se necesitaba personal con mejores perfiles y calificaciones para trabajar en esta área del gobierno, así como mejores sistemas de información, en especial en relación a los precios de los contratos.
Estrategia
El estudio reciente sobre las adquisiciones gubernamentales en Minas Gerais comenzó en 2004 con un diagnóstico detallado del sistema del estado, como parte del trabajo preparatorio para un programa de Préstamo para Políticas de Desarrollo del BIRF. Los resultados obtenidos contribuyeron a elaborar un estudio que concluyó con el establecimiento de un conjunto acordado de 10 indicadores de desempeño para el seguimiento y evaluación de tal sistema. También respaldó un plan de acción para renovar la plataforma de compras electrónicas, de modo de utilizarla en adquisiciones nacionales por licitación competitiva financiadas por el Banco. (En 2005, se revisó y aprobó el sistema electrónico de adquisiciones estatales, denominado “Licitanet”, para usarlo en compras mediante licitación pública nacional [NCB, por sus siglas en inglés] financiadas por el Banco).
En 2008, una operación crediticia del BIRF respaldó la implementación de los dos sistemas de información diseñados mediante una donación del Fondo para el Desarrollo Institucional (IDF, por sus siglas en inglés) en 2007. Asimismo, dicha operación, denominada MG SWAp, ha servido como un instrumento para la ampliación adicional de la ayuda ofrecida por el BIRF al plan estratégico de Minas Gerais para modernizar su sistema de adquisiciones gubernamental.
Resultados
Como consecuencia del esfuerzo concertado para modernizar esta área, la administración de Minas Gerais cuenta en la actualidad con prácticas de adquisición más eficientes y datos confiables de calidad para aumentar los controles y lograr un marco de adquisiciones bien administrado. Hasta ahora se logró:
- Mayor competencia para las adquisiciones gubernamentales, que derivó en un ahorro anual de US$77 millones para la administración.
- Un ahorro de US$25 millones por año gracias a la mejor gestión de los contratos, que abordó la deficiente planificación de las compras y la demora en la liberación de los recursos financieros.
- Se dieron a conocer los detalles de contratos de obras civiles por US$11.700 millones en 2009.
- Un ahorro de US$77 millones anuales desde 2005, mediante el enfoque estratégico de adquisiciones.
- El número de contratos que pasaban por alto un proceso competitivo disminuyó de 12.094 en 2004 a 1.117 en 2009.
- El costo de realización de un proceso de adquisición se redujo en un 33% desde 2005.
- El costo para el sector privado de la preparación de una oferta de licitación para un contrato con el Gobierno se redujo un 81% en promedio.
Minas Gerais es la única administración gubernamental de la región de América Latina y el Caribe, además del Gobierno federal de Brasil, que cuenta con datos confiables en línea sobre contratos de obras civiles y que pueden ser analizados por cualquier ciudadano; este esfuerzo en pos de la transparencia se realizó con el respaldo de una donación para el desarrollo institucional otorgada por el BIRF. Además, aumentaron los controles y la disponibilidad de la información para las decisiones que toman los funcionarios junto con el desarrollo e implementación de una base de datos de los precios históricos pagados por la administración, lo que ayuda a detectar casos potenciales de sobreprecios y connivencia.
Hacia el futuro
En la actualidad se están analizando dos ideas innovadoras con el Gobierno de Minas Gerais, en el campo de las adquisiciones gubernamentales: En primer lugar, el desarrollo e implementación de una aplicación de minería de datos para aprovechar la cantidad colosal de información disponible sobre contratos. Las aplicaciones de minería de datos permitirán que la administración explore los mismos y los utilice con diversos propósitos de gestión y para combatir la corrupción, por ejemplo, mediante la identificación de patrones de connivencia, el incremento de la eficacia de las auditorías a través de la señalización de las transacciones inusuales y la mejora de la planificación de las adquisiciones por medio de la comparación de ejercicios anteriores.
En segundo lugar, la operación SWAp está financiando el desarrollo y puesta en servicio de un sistema de tareas de gestión que será aplicado en la sede administrativa estatal en 2010. Una vez que éste se encuentre en funcionamiento, quizás se lo vincule al sistema de adquisiciones electrónicas para automatizar la compra de determinados artículos cada vez que la reserva de los mismos disminuya. Esta integración permitiría que el Gobierno ahorre dinero al comprar sólo lo necesario y contribuiría a optimizar la cadena logística. Este tipo de acuerdos es frecuente en la mayoría de las grandes fábricas del sector privado.
Asimismo, Minas Gerais está trabajando en la creación de una sala de información para consolidar los datos procedentes de diferentes sistemas de información y filtrar los que sean más relevantes para la administración superior, de modo que ésta pueda tener información actualizada y confiable al alcance de la mano.
