Durante questo periodo vengono svolti una serie di studi che saranno punto di riferimento teorico durante la programmazione e identificazione progettuale.

Gli studi economici e settoriali (Economic and Sector Work (ESW)), forniscono informazioni utili per capire la visione e la strategia economico/politica della BM nei diversi settori di uno specifico paese.

Gli studi per la riduzione strategica della povertà (Poverty Reduction Strategy Papers (PRSPs)) vengono redatte dal paese beneficiario del prestito e descrivono le sue politiche macroeconomiche e sociali ed i programmi di riduzione della povertà e promozione dello sviluppo economico. Il PRSP è sviluppato usando quelli che sono gli obbiettivi prioritari del paese, e fornisce informazioni che possono aiutare le imprese ad ottenere una visione ampia delle priorità di sviluppo del paese in questione.

Il principale documento di riferimento sulla strategie d’assistenza in un determinato paese è la (Country Assistance Strategies (CAS)) redatto dalla BM in consultazione con i paesi che richiedono un prestito. Nella CAS vengono descritte priorità, strategie e impegno finanziaro che la BM prevede per il paese su un periodo di 3-5 anni. Tali studi forniscono la prima indicazione sui settori dei futuri investimenti e progetti che la BM implementerà in un paese.

In base ai settori prioritari ed alla strategia sviluppata per un certo paese, la BM ed il paese mutuatario identificano dei progetti che supportino gli obbiettivi di sviluppo precedentemente determinati nella CAS. Una volta identificato l’ente esecutore ed assegnato il personale responsabile della gestione del progetto, viene condotto uno studio di fattibilità. La BM, durante questa fase, fornisce assistenza e monitoraggio agli studi in corso. Tipicamente un progetto viene gestito dal ministero di competenza del settore d’intervento – così un progetto nel settore salute sarà amministrato e implementato dal Ministero della Salute del paese beneficiario del prestito. La fase di identificazione può durare fino ad un anno e mezzo.

Una serie di documenti di riferimento in questa fase vengono messi a disposizione tramite il sito. Il Monthly Operational Summary (MOS) fornisce una breve descrizioni degli obiettivi principali, per ciascun progetto che la BM considera di finanziare. I progetti sono elencati nel MOS a partire dalla fase dell’identificazione fino a che il prestito non sia approvato dal Consiglio di Amministrazione e firmato il documento legale tra la BM e il paese cliente. Lo stato dei progetti è aggiornato mensilmente. Il MOS, assieme alla banca dati progetti, è quindi una fonte molto utile per monitorare il progresso di un progetto attraverso le sue diverse fasi.

Il Project Information Document (PID) è uno studio/documento generalmente scritto dal responsabile di progetto (Task Manager) e viene aggiornato ciclicamente fino all’approvazione del progetto. Il PID descrive in 8-10 pagine gli obbiettivi, le componenti ed i rischi finanziari del progetto ed è disponibile anche sul sito nella scheda di ciascun progetto reperibile dalla banca dati progetti.

Il paese cliente è responsabile della seconda fase del progetto, la Preparazione, che ha una durata fino a uno/due anni, durante la quale la BM fornisce solo assistenza tecnica e finanziaria. In questa fase devono essere definiti tutti gli aspetti tecnici, istituzionali, economici, ambientali e finanziari necessari per il successo del progetto. Anche in questa fase vengono condotti una serie di studi di valutazione dell’impatto che può avere il progetto. Tali studi aiutano a definire con maggiore dettaglio gli obiettivi, le scadenze, il piano di attuazione e le responsabilità istituzionali del progetto. Nella fase di preparazione i documenti di riferimento continuano ad essere il PID e il MOS, nella loro versione rivista ed aggiornata.

La valutazione è responsabilità unica del personale della BM, che controlla tutti i documenti prodotti nelle fasi precedenti, compreso il piano di approvvigionamento (Procurement Plan) nel quale vengono identificati la quantità e l’ammontare degli importi per beni, servizi, lavori civili e consulenze che saranno acquistati durante l’implementazione del progetto. Al termine della valutazione viene redatto il Project Appraisal Document (PAD), la relazione più dettagliata e esaustiva del progetto. Il PAD , che comprende nell'annesso 8 il Procurement Plan, fornisce informazioni fondamentali sul settore in cui è stato identificato il progetto e descrive gli obbiettivi, i rischi, il finanziamento e le condizioni per l’attuazione del progetto. Il PAD è disponibile esternamente solo dopo che il prestito/credito è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione (CdA) e si trova nella scheda dei progetti accessibile dalla banca dati progetti della BM. La fase di valutazione dura fra i 3 ed i 6 mesi. Il MOS ed il PID rimangono documenti di riferimento anche in questa fase.

Durante le trattative, la BM ed il paese mutuatario si accordano sulle condizioni del prestito che supporta il progetto. Tipicamente le trattative durano circa 1 o 2 mesi. Al termine delle trattative, il PAD ed altra documentazione di rilievo, viene sottoposta al Consiglio di Amministrazione dei Direttori Esecutivi per approvazione. Già durante questa fase può essere pubblicato dal paese cliente un avviso generale di gara di appalto (General Procurement Notice (GPN)). Il GPN fornisce una descrizione piuttosto generale dei tipi di attrezzature, merci e servizi che saranno acquisiti durante l’implementazione del progetto in questione. Per ogni progetto con contratti di consulenza superiori a $200.000 o contratti per fornitura di beni e servizi che verranno assegnati tramite una gara internazionale (International Competitive Bidding (ICB)), il GPN deve essere pubblicato almeno in uno dei giornali nazionali del paese e sulle banche dati United Nations Development Business e dgMarket).

La fase d’implementazione del progetto è sotto la totale responsabilità del paese cliente, mentre la BM ha solo un ruolo di supervisione. Una volta che il prestito è stato approvato, il governo mutuatario prepara, con l’assistenza tecnica della Banca, i requisiti tecnici delle gare e valuta le offerte per la fornitura dei beni e servizi e consulenze del progetto . La BM supervisiona che siano state seguite le corrette procedure di gara sulla base delle linee guida sul procurement (Procurement under IBRD Loans and IDA CreditsSelection and Selection Employment of Consultants by World Bank Borrowers, ) e da il nulla osta per l’erogazione dei fondi solo dopo tale controllo.

Durante la fase d’implementazione, l’avviso specifico d’appalto per la fornitura di beni e servizi (Specific Procurement Notice (SPN)) e la richiesta di espressione di interesse a partecipare ad una gara per consulenze (Request for Expressions of Interest (REI)) vengono pubblicati dal paese cliente. Gli SPNs sono inviti per gare che hanno come oggetto la fornitura di merci, servizi o lavori civili. Con le REI si invitano consulenti a presentare il loro interesse per una consulenza in un progetto. Tali espressioni d’interesse vengono poi valutate dal paese cliente, il quale compila una lista ristretta di imprese/ditte che potranno inviare una proposta dettagliata. Il SPN e il REI forniscono le istruzioni alle parti interessate per la partecipazione al bando, inclusi i documenti per l’offerta ed i termini entro cui partecipare.

I contratti di larga scala, (di un valore maggiore di 10 milioni di dollari per la fornitura di beni, servizi o lavori civili e di 200 mila dollari per servizi di consulenza) e quelli specializzati vengono pubblicizzati sulle banche dati United Nations Development Business (UNDB) e dgMarket. La notificazione per l’assegnazione di contratti minori può essere pubblicata in dette banche dati, tuttavia non è obbligatoria.

Le informazioni sui vincitori delle gare sono di fondamentale importanza per le imprese interessate a contratti si subfornitura. Sarà infatti l’impresa aggiudicataria della gara a poter subappaltare parti del contratto se previsto nella proposta. E` obbligo per ciascun paese mutuatario pubblicare i vincitori delle gare nelle dette banche dati entro due settimane dall’aggiudicazione. Un’ulteriore banca dati sui contratti aggiudicati è fornita dalla BM (Contract Awards Database), tuttavia quest’ultima viene aggiornata in tempi ben più lunghi delle due settimane.

Concluso l’esborso dei fondi (un periodo che può durare fino ad un massimo di dieci anni), la BM avvia un procedimento di monitoraggio e valutazione sullo stato d’avanzamento del progetto al cui termine viene redatto un rapporto di valutazione complessiva, l’Implementation Completion Report, che viene sottoposto all’approvazione del Consiglio di Amministrazione della BM. Una volta concluso un progetto, il dipartimento indipendente responsabile della valutazione ex-post (Independent Evaluation Group), analizza il progetto rispetto ai suoi obiettivi iniziali sottoponendone rapporto (non disponibile al pubblico) al Consiglio di Amministrazione della BM. I risultati del rapporto di valutazione ex-post saranno poi presi in considerazione per le future operazioni.

Opportunità di affari e consulenze esistono in ogni fase del ciclo del progetto. Tuttavia, i tipi di opportunità ed il modo in cui le gare e le assegnazioni di consulenze vengono gestiti varia a seconda delle diverse fasi del progetto. La tavola e il grafico che seguono riassumono schematicamente le informazioni relative alle varie fasi del ciclo del progetto, il tipo di opportunità, il cliente e la fonte da cui reperire le informazioni. Il tipo di gara dipende dalla natura, l’oggetto e l’importo del contratto.