التحدي
عندما تولت حكومة ولاية ميناس جيرايس البرازيلية السلطة في عام 2003، حددت هدفا يتمثل في أن تجعل من الولاية أفضل مكان في البرازيل يمكن أن يعيش فيه المرء على الإطلاق.
وخلال المفاوضات لتسوية بشأن الديون بعد تخلف البرازيل عن السداد عام 1999، أصبح من الواضح أن الولاية في حاجة إلى إصلاح إجراءات المشتريات بغية زيادة شفافية العقود الحكومية، وتحقيق قيمة أفضل مقابل المال، وتحسين فاعلية الضوابط الداخلية. وفي إيجاز، كان سكان الولاية في حاجة لتحسين الخدمات والقدرة على تقييم الأنشطة الحكومية.
وتعددت التحديات التي تعود لعام 2003 لتحديث عمليات المشتريات في الولاية:
- ومن بينها الافتقار إلى أدوات الرصد والتقييم اللازمة لتحديد آثار السياسات واللوائح التنظيمية على كفاءة نظام المشتريات وفاعليته.
- لم يكن من السهل الحصول على معلومات عن عقود الأشغال المدنية الأمر الذي لم يتح لدافعي الضرائب متابعة تنفيذ هذه العقود لمعرفة ما إذا كانت تنفذ وفقا للميزانية.
- وكانت هيئات القطاعات تقوم أحيانا بشراء بنود عتيقة أو باهظة التكلفة بغير داع بسبب دليل بيانات عفا عليه الزمن للسلع والخدمات، وحرم النظام اللامركزي للمشتريات الولايات من تحقيق قيمة أفضل من خلال شراء البنود المشتركة بالجملة.
- وفي عام 2004، تم ترسية نحو 60 في المائة من العقود الحكومية بدون إقامة مناقصات تنافسية، ولم يكن هناك أي استخدام لأنظمة مشتريات إلكترونية فعالة من حيث التكلفة.
- وتتسم عملية دفع أموال موردي الحكومة بالغموض وبأنها مرهقة وتستغرق وقتا طويلا، الأمر الذي أدى إلى زيادة تكاليف ممارسة أنشطة الأعمال.
- وكانت هناك حاجة للاستعانة بموظفين من أصحاب المهارات والمؤهلات الأعلى للعمل في المشتريات الحكومية، وكانوا في حاجة لتحسين أنظمة المعلومات لاسيما فيما يتعلق بتسعير العقود.
النهج
انطلقت الأنشطة الحديثة بشأن المشتريات الحكومية في ميناس جيرايس بتشخيص مفصل لنظام المشتريات في الولاية في عام 2004، في إطار الإعداد لبرنامج البنك الدولي للإنشاء والتعمير لقروض سياسات التنمية. وساعدت نتائج التشخيص في صياغة دراسة أسفرت عن المجموعة المتفق عليها من عشرة مؤشرات للأداء لرصد وتقييم نظام المشتريات. وساند التشخيص وضع خطة عمل لإصلاح برنامج المشتريات الإلكترونية حتى يمكن استخدمه خلال عروض مشتريات وطنية تنافسية من تمويل البنك. (في عام 2005، تمت مراجعة نظام الولاية للمشتريات الإلكترونية والموافقة على استخدامه في عروض مشتريات وطنية تنافسية من تمويل البنك.)
وفي 2008، ساعدت عملية إقراض من البنك الدولي للإنشاء والتعمير في تنفيذ نظامين للمعلومات تم تصميمهما بالاستعانة بمنحة من صندوق التنمية المؤسسية في 2007. علاوة على ذلك، أثبتت هذه العملية التي تسمى نهج شامل لقطاع بأكمله في ميناس جيرايس، إنها مفيدة في تحقيق مزيد من التوسع في المساعدة التي يقدمها البنك الدولي للإنشاء والتعمير للخطة الإستراتيجية لميناس جيرايس لتحديث المشتريات الحكومية.
النتائج
نتيجة للجهود المنسقة لتحديث المشتريات، تعمل حكومة ميناس حاليا وفق ممارسات مشتريات أكثر كفاءة وتعتمد على بيانات ذات نوعية جيدة بغية تعزيز الضوابط وإدارة إطار عمل للمشتريات. وأسفر هذا حتى الآن عما يلي:
- أدت زيادة المنافسة على المشتريات الحكومية إلى توفير 77 مليون دولار أمريكي سنويا للحكومة.
- تم توفير نحو 25 مليون دولار أمريكي سنويا من خلال تحسين إدارة العقود التي عالجت سوء التخطيط للمشتريات و/أو تأخير صرف الموارد المالية.
- أتيح للجمهور الاطلاع على تفاصيل عقود أشغال مدنية بقيمة 11.7 مليار دولار أمريكي في 2009.
- وفر نهج إستراتيجي للمشتريات 77 مليون دولار على أساس سنوي منذ 2005.
- تراجع عدد العقود التي تمنح دون عملية تنافسية من 12904 عقود في عام 2004 إلى 1117 عقدا في 2009.
- انخفضت تكاليف تنفيذ عملية مشتريات بنسبة 33 في المائة منذ عام 2005.
- انخفضت التكاليف التي يتحملها القطاع الخاص للإعداد لعطاء من أجل عقد حكومي 81 في المائة في المتوسط.
تعتبر ميناس جيرايس الإدارة الحكومية الوحيدة في أمريكا اللاتينية ومنطقة الكاريبي إلى جانب الحكومة الاتحادية البرازيلية التي تمتلك بيانات إلكترونية يمكن الاعتماد عليها عن عقود الأشغال المدنية ويتاح لأي مواطن الاطلاع عليها، وهو مسعى لتحقيق الشفافية بمساندة من منحة مقدمة من البنك الدولي للإنشاء والتعمير لأغراض التنمية المؤسسية. علاوة على ذلك، تحسنت الضوابط وتوافر المعلومات عن القرارات التي يتخذها المسؤولون مع تطوير وتنفيذ قاعدة بيانات للأسعار التاريخية التي دفعتها الحكومة، الأمر الذي يساعد في الحد من الحالات المحتملة للمغالاة في التسعير والتواطؤ.
نظرة إلى المستقبل
تجري حاليا مناقشة فكرتين مبتكرتين مع ولاية ميناس جيرايس في مجال المشتريات الحكومية: أولا، تطوير وتنفيذ نظام لاستخراج البيانات للاستفادة من الكمية الهائلة من البيانات المتاحة عن العقود. ستتيح تطبيقات استخراج البيانات للحكومة استكشاف البيانات والاستفادة منها في العديد من الأغراض الإدارية ولمكافحة الفساد، على سبيل المثال من خلال تحديد أنماط التواطؤ، وتعزيز فاعلية عمليات المراجعة من خلال الحد من المعاملات غير المعتادة، وتحسين التخطيط للمشتريات عبر مقارنة الممارسات السابقة.
ثانيا، تمول عملية نهج شامل لقطاع بأكمله وضع نظام لإدارة المخزونات لتنفيذه في المقر الإداري لحكومة الولاية في 2010. وحالما يبدأ تشغيل هذا النظام، يمكن ربطه بنظام المشتريات الإلكترونية بحيث يمكن إنجاز مشتريات بنود معينة بطريقة آلية كلما نقص المخزون من هذه البنود. سيتيح هذا التكامل للحكومة توفير أموال عن طريق تعزيز المخزونات الضرورية فقط، وسيسهم في تحقيق الاستخدام الأمثل لسلسلة الأنشطة اللوجستية. ويشيع هذا النوع من الترتيبات في معظم الصناعات التحويلية الكبيرة التابعة للقطاع الخاص.
وتعمل الولاية على إنشاء غرفة عمليات لدمج المعلومات التي تأتي من أنظمة المعلومات المختلفة واستخلاص المعلومات الأكثر مواءمة للإدارة العليا، بحيث يتوفر لها معلومات حديثة ويمكن الاعتماد عليها.
