Définitions des procédés - COPEGOL - Compétition pour l’Excellence dans la Gouvernance Locale

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Définitions des procédés de planification, budgétisation, prestation de services, passation de marché, audit et suivi-évaluation

COPEGOL se concentre sur les processus de prise de décision clés par les autorités locales en terme d'indentification et de prioritisation des besoins et attentes de la population, de la mobilisation et de l'allocation des ressources nécessaires, de la prestation de services et de la passation des marchés pour les besoins associes, de l'audit des activités physiques et financières et du suivi-évaluation des progrès et résultats des projets programmés.

Par planification, on entend le processus par lequel l'orientation stratégique est déterminée, et les programmes, investissements et services associes identifiés et prioritisés pour s'engager dans cette direction.

Par budgétisation, on entend le processus par lequel les ressources nécessaires (capital et travail) sont allouées à ces programmes et projets. C'est un engagement financier sur une période de temps donnée (année fiscale) pour utiliser les ressources disponibles et attendues pour financer les dépenses prévues pour l'exécution des projets, investissements et services programmés. Le processus inclut la préparation, l'examen, la présentation et l'adoption du budget. Il comprend des aspects tels que la formulation et l'exécution du budget ainsi que la politique fiscale. Ainsi, COPEGOL inclut la mobilisation des ressources dans sa définition de la budgétisation, puisque cet exercice est crucial pour définir les engagements budgétaires locaux nécessaires à la fourniture des services programmes.

Par prestation de services,  on entend plusieurs catégories d'activités. Les unes concernent les biens collectifs produits par les autorités locales, telle que les points d'eau, le traitement des déchets ou des eaux usées, la création et l'entretien des routes. Dans les zones rurales, ces activités incluent les services liés à l'agriculture. D'autres services concernent les bénéfices sociaux, tels que l'éducation, la santé, et la sécurité sociale. Une troisième catégorie touche aux services qui offrent la sécurité et l'ordre publics.

Par passation de marché, on entend le processus d'acquisition de biens, travaux et services, à travers des contrats liant l'autorité locale aux prestataires/fournisseurs individuels ou associationnels.

Par audit, on entend uniquement l'audit interne, c'est-a-dire les mesures de contrôle propres mises en place pour l'inspection physique (c'est-a-dire la vérification des activités physiques telles que les travaux de construction) et l'inspection financière.

Par suivi, on entend la collection d'information sur les progrès menant à l'accomplissement des objectifs, des résultats et de l'impact des projets et programmes. Par évaluation, on entend l'appréciation des informations collectées suite aux activités de suivi. Cet exercice permet de déterminer la pertinence et le degré de réalisation des objectifs, l'efficacité et l'effectivité, l'impact et la durabilité des projets. Les activités de suivi-évaluation peuvent être menées de façon interne, externe, ou suite a un partenariat aux niveaux interne et externe.